In numele institutiei, toti salariatii fac Adrese, Raportari, Cereri, etc.,
fie catre Trezorerie, fie instantelor de judecata,
fie catre Consiliul Judetean careia institutia noastra ii este subordonata, etc.
Sunt documente contabile privind platile, salariazarea, etc.
Un contabil sef este obligat sa duca documentele institutiei in oras ?
Toate aceste acte trebuie duse in oras
de cineva.
Nu toti salariatii trebuie sa-si duca documentele intocmite
la destinatari !
1. - Toate aceste acte
cine are obligatia sa le ia
si sa le transmita destinatarilor ?
2. - directorul institutiei trebuie sa dea o Decizie interna
prin care sa desemneze un salariat
care sa se ocupe cu curieratul /transmiterea documentelor institutiei in exterior ?
Sau soferul institutiei are aceasta obligatie ?
( in Fisa postului - soferului nu scrie nimic despre o asemenea obligatie ! )
3. - Persoana care ar trebui sa fie delegata
cu acest lucru,
cum va primi actele ?
Cu Proces-verbal de predare-primire ?
4. - Secretara institutiei sau
salariatul care le intocmeste
trebuie sa le i dea cu Proces-verbal de predare-primire ?
5. - cum se face descarcarea
salariatului care le intocmeste ?
Le inregistreaza doar la Secretariatul institutiei,
dupa care nu il mai priveste ?
( de exemplu: urmarirea unui Contract cine trebuie sa o faca ?
de intrare si iesire a actului ? )
6. - salariatul care le intocmeste
cum face dovada ca documentul respectiv
depus la Secretariatul institutiei
a fost transmis mai departe, destinatarului ?
7. - Cine este persoana care raspunde pentru
netransmiterea documentului catre destinatari
si pentru neintoarcerea la institutie
a documentelor semnate de destinatari ?
fie catre Trezorerie, fie instantelor de judecata,
fie catre Consiliul Judetean careia institutia noastra ii este subordonata, etc.
Sunt documente contabile privind platile, salariazarea, etc.
Un contabil sef este obligat sa duca documentele institutiei in oras ?
Toate aceste acte trebuie duse in oras
de cineva.
Nu toti salariatii trebuie sa-si duca documentele intocmite
la destinatari !
1. - Toate aceste acte
cine are obligatia sa le ia
si sa le transmita destinatarilor ?
2. - directorul institutiei trebuie sa dea o Decizie interna
prin care sa desemneze un salariat
care sa se ocupe cu curieratul /transmiterea documentelor institutiei in exterior ?
Sau soferul institutiei are aceasta obligatie ?
( in Fisa postului - soferului nu scrie nimic despre o asemenea obligatie ! )
3. - Persoana care ar trebui sa fie delegata
cu acest lucru,
cum va primi actele ?
Cu Proces-verbal de predare-primire ?
4. - Secretara institutiei sau
salariatul care le intocmeste
trebuie sa le i dea cu Proces-verbal de predare-primire ?
5. - cum se face descarcarea
salariatului care le intocmeste ?
Le inregistreaza doar la Secretariatul institutiei,
dupa care nu il mai priveste ?
( de exemplu: urmarirea unui Contract cine trebuie sa o faca ?
de intrare si iesire a actului ? )
6. - salariatul care le intocmeste
cum face dovada ca documentul respectiv
depus la Secretariatul institutiei
a fost transmis mai departe, destinatarului ?
7. - Cine este persoana care raspunde pentru
netransmiterea documentului catre destinatari
si pentru neintoarcerea la institutie
a documentelor semnate de destinatari ?
Adaugata in
9 raspunsuri
User Oana Portar
Raspunsuri la intrebarea
la 22 Feb. 2015
Urmarirea executarii unui Contract cine trebuie sa o faca ?
Urmarirea executarii unui Contract inseamna si
urmarirea de intrare si iesire a actului ?
Cine are sau trebuie sa aiba in Fisa postului
asemenea atributii in legatura cu un Contract ?
- Contabilul care este de acord cu platile ?
- Salariatul /economistul care pune viza CFP si
care urmareste modul de executare /plati ?
- Consilierul juridic ?
- Directorul institutiei ( al doilea om cu putere de decizie in institutie ),
tinand cont ca in Fisa postului -este scris ca:
"− monitorizează în permanenţă activitatea de achiziţii publice, asigurând disciplina contractuală şi respectarea legislaţiei în vigoare" ?
- administratorul ? dar in caz ca nu exista administrator ?
Consultant Adrian Condurache
Raspunsuri la intrebarea
la 22 Feb. 2015
Pentru activitatea de trimitere a corespondentei, poate fi desemnata o persoana care mai are si atributii similare, sau fiecare se descurca, daca nu este o reglementare interna. Cel mai indicat este ca aceste atributii sa fie indeplinite de un sofer, dar aceste atributii de curierat trebuie mentionate in fisa postului sau printr-o decizie. In multe institutii, se aduc si se inregistreaza documentele trimise la secretariat intr-un registru de iesiri, iar documentele primite intr-un registru de intrari. Registrul are rubrica pentru data, ora, tipul documentului, persoana care trimite/primeste, explicatii privind transmiterea etc.
Consultant Adrian Condurache
a raspuns userului oana portar
la 22 Feb. 2015
Un contract trebuie urmarit de catre seful departamentului de a carui specialitate, tine obiectul acestuia. Informatii despre derularea acestuia vor avea si celelalte departamente care sunt specializate in alte activitati, contabilitatea- platile, juridicul-litigiile, gestiunea-achizitiile etc
User Oana Portar
a raspuns userului adrian condurache
la 23 Feb. 2015
Dar daca avem in cadrul institutiei noastre
un salariat - muzeograf relatii publice,
acesta poate sa aiba in atributii dupa cum am aratat ?
User Oana Portar
a raspuns userului adrian condurache
la 23 Feb. 2015
Contractele incheiate de catre institutia noastra sunt diverse.
De vreo 2-3 ori s-au pierdut Contracte /Protocoale
pentru ca nimeni nu stia cine le-a dus in oras la semnat
sau cine le-a dus uita sa le aduca si inapoi.
La contabilitate se ocupa, inteleg, contabilul sef, dar ....
De exemplu, consilierul juridic este singur in Compartimentul juridic secretariat,
iar seful ierarhic superior ii este managerul institutiei.
1. - In acest caz, managerul are obligatia sa urmareasca Contractele
incheiate de consilierul juridic ?
2. - Va rog sa imi spuneti:
in ce sens
au informatii despre derularea Contractelor
si celelalte departamente care sunt specializate in alte activitati ?
Ce trebuie sa faca acestea ?
Consultant Adrian Condurache
a raspuns userului oana portar
la 23 Feb. 2015
Depinde de volumul de activitate al institutiei, activitatea de secretariat poate fi facuta de persoana care se ocupa de corespondenta. In principiu, persoana care trimite contractele sau le primeste, raspunde si de returul acestora.
User Oana Portar
a raspuns userului adrian condurache
la 23 Feb. 2015
Sa inteleg ca varianta cea mai buna
este trimiterea prin Posta, recomandat cu confirmare de primire
a tuturor documentelor interne,
si nu printr-un salariat.
In acest mod, secratara va primi actele externe si
va inainta documentele primite din exterior compartimentelor corespunzatoare,
tinand cont de rezolutia directorului
care va spune catre cine sa directioneze actul venit.
Cred ca aceasta este cea mai buna idee !
Si fara alte complicatii !
Va multumesc pentru tot !
Consultant Adrian Condurache
a raspuns userului oana portar
la 23 Feb. 2015
Daca nu aveti o persoana desemnata, se poate apela la recomandata cu confirmare de primire. Totul tine de organizarea interna a institutiei.
User Oana Portar
a raspuns userului adrian condurache
la 23 Feb. 2015
Este singura solutie in acest moment.
Va multumesc inca o data foarte mult pentru ajutor !