modul cum ar fi corect si legal sa se procedeze in urmatoarea situatie - privind modul de comunicare

Buna ziua !
Va rugam frumos sa ne ajutati cu un raspuns cu privire la modul cum ar fi corect si legal sa se procedeze in urmatoarea situatie:

- directorul institutiei noastre emite diverse decizii interne
- aceste decizii sunt arhivate la resurse umane, impreuna cu inscrisurile care stau la baza emiterii lor
- aceste decizii sunt scanate de secretariat si comunicate juristului
- juristul comunica deciziile catre destinatari.

1. - este legal ca secretariatul sa detina deciziile scanate pe calculator - dupa cum a solicitat directorul ?

Daca se procedeaza asa, ce legi se incalca ?
pentru ca:
- secretara nu are in Fisa postului aceasta obligatie,
- nu ar avea voie sa faca acest lucru pentru ca nu are voie si nu are acces la dosarele de personal ale angajatilor
- nu raspunde daca vreun document sau informatie este vazuta sau transmisa si altor persoane.
- orice persoana poate vedea pe calculatorul secretarei deciziile interne.

Directorul nu cumva raspunde sau ar putea fi sanctionat ca se incalca legea privind GDPR ? - date confidentiale, date personale, ....?

2. - directorul vrea sa se faca economie la hartie de xerox:
- este legal ca deciziile sa se comunice doar prin E-mail catre destinatari ?
- unde ar fi semnatura de primire /confirmarea de primire ?
- este legal sa se comunice deciziile doar prin E-mail,
daca expeditorul si destinatarul nu au semnatura electronica ? - contabilul sef a spus ca nu se poate proceda asa
- care este prevederea legala si din ce Lege - cu privire la modul corect si legal cum ar trebui sa se procedeze, cu comunicarea deciziilor, ....?