Cum organizezi curatenia biroului ca sa sustina productivitatea echipei

Un spatiu bine organizat reduce timpul pierdut, minimizeaza stresul si ajuta oamenii sa se concentreze pe ceea ce conteaza cu adevarat. Vestea buna este ca o curatenie organizata nu cere ore din programul echipei tale. Iata patru directii practice.

Stabileste o rutina zilnica de 10 minute la finalul zilei

Cea mai eficienta strategie de curatenie nu este una intensa, facuta saptamanal sau lunar, ci sa fie in sesiuni scurte, repetate zilnic. La finalul fiecarei zile de lucru, fiecare angajat aloca 5-10 minute pentru a-si ordona biroul personal.

Cateva sarcini scurte care fac diferenta vizibila:

• Arunca hartiile inutile si pune dosarele la locul lor

• Sterge tastatura si suprafata biroului cu o panza usor umeda

• Goleste cosul de gunoi personal

• Inchide aplicatiile deschise si salveaza documentele de pe ecran

• Verifica daca toate echipamentele electrice sunt oprite corect

Aceasta rutina, repetata zilnic, elimina nevoia unor sesiuni mai mari de curatenie si pastreaza biroul intr-o stare ordonata permanenta. Echipa observa rapid diferenta in atmosfera generala a spatiului.

Investeste in produse profesionale, nu generice

Multe firme cumpara cele mai ieftine variante de pe piata, fara sa realizeze ca acestea fie nu fac treaba, fie necesita o cantitate dubla pentru un rezultat similar cu cel oferit de un produs profesional.

In bucataria biroului, de exemplu, un degresant CHANTECLAIR elimina urmele de grasime de pe suprafetele frecvent folosite, fara sa lase miros chimic agresiv care sa deranjeze angajatii la urmatoarea pauza de cafea. Produsele de calitate sunt mai concentrate, ceea ce inseamna ca, in realitate, costul pe utilizare este similar sau chiar mai mic decat al variantelor ieftine, iar rezultatul este vizibil superior.

Aceeasi logica se aplica produselor pentru curatarea ecranelor, a podelelor sau a baii. Investitia in cateva produse profesionale, in cantitati corecte, simplifica intregul proces si pastreaza biroul intr-o stare de igiena reala.

Externalizeaza ce nu poate face echipa intern

Curatenia suprafetelor mari, a covoarelor, a tapiteriei sau a geamurilor de la inaltime nu este un lucru pe care sa-l ceri angajatilor. Aceste sarcini cer echipamente specializate si know-how, iar incercarea de a le face intern, cu unelte de uz casnic, duce la rezultate mediocre si la pierderi de timp.

Externalizeaza, lunar sau bilunar, aceste sarcini catre o firma profesionala de curatenie. Costul real este mult mai mic decat orele pierdute de echipa ta incercand sa faca, prost, o munca pentru care nu este pregatita. In plus, o firma de specialitate poate veni in afara programului, asa incat biroul sa fie disponibil dimineata, fara intreruperi.

Construieste o cultura a ordinii in echipa

Niciun protocol de curatenie nu functioneaza intr-un birou in care cultura interna nu sprijina ordinea. Daca managerii lasa documente impreune impreuna, daca pauzele de pranz se incheie cu masa nestransa, daca toata lumea presupune ca altcineva va face curat, sistemul cade.

Construieste, gradual, o cultura in care fiecare angajat isi asuma responsabilitatea propriului spatiu si a spatiilor comune. Cativa pasi simpli:

• Stabilelste reguli clare despre folosirea bucatariei si a sufrageriei

• Afiseaza protocoale scurte in punctele cheie ale biroului

• Premiaza, ocazional, ordinea generala in mod vizibil

• Discuta deschis problemele care apar, fara sa transformi totul intr-o sanctiune

• Da exemplul personal ca manager, nu doar prin reguli

Aceste reguli nu trebuie sa devina rigide, dar trebuie sa fie clare. O echipa care intelege ca ordinea este o valoare comuna, nu o obligatie impusa, va pastra biroul curat fara sa simta ca face un efort suplimentar.

In cele din urma, un birou curat este, in esenta, o reflectare a culturii organizationale. Cu o rutina zilnica scurta, cu produse profesionale potrivite si cu o cultura care sustine ordinea, transformi spatiul de lucru intr-un mediu in care echipa ta vrea sa vina dimineata, nu unul pe care il toleram pentru ca asa cere jobul.

Sursa foto: Magnific, freepik